Alkmaar Sport

Alkmaar Sport is in 2014 begonnen met het uitvoeren van het beheer en de exploitatie van de sportcomplexen van de gemeente Alkmaar. Inmiddels is Alkmaar Sport uitgegroeid tot een grote organisatie met een toenemend aantal activiteiten voor Alkmaar en buurtgemeenten. Naast het beheer en de exploitatie van sportcomplexen, ondersteunt Alkmaar Sport sportverenigingen op het gebied van hun organisatie, hun maatschappelijke rol, talentontwikkeling, hun accommodaties, financiën, wetgeving en leden- en kaderwervingIn opdracht van gemeenten, scholen en andere organisaties verzorgen we daarnaast een sportaanbod op maat. 

De Vraag

Matthé Laan, manager beheer & onderhoud: Door de ontstane groei paste een professionaliseringsslag in de organisatie. In 2018 pakten we een speerpunt in onze ontwikkelmissie aan: de toepassing en het gebruik van IT. De trigger hiervoor was het aflopen van het contract voor het financiële softwarepakket. We stelden onszelf eerst een aantal vragen. Benut Alkmaar Sport op dit moment alle actuele mogelijkheden van IT? En kunnen we IT slimmer inzetten om werkprocessen beter op elkaar af te stemmen? De conclusie was dat IT steviger moest worden ingebed in onze organisatie. Dan zou de ITstructuur echt voor het bedrijf gaan werken. Daarnaast kon een flinke efficiëntieslag worden gemaakt door data op één plek op te slaan, bij te houden en te delen met andere systemen.  Dit riep meteen weer een volgende vraag op: is er een totaalpakket op de markt dat bovenstaande wensen in één systeem integreert? 

 

We realiseerden ons dat bij het uitvoeren van deze plannen begeleiding van een doorgewinterde professional onmisbaar zou zijn. Geen softwareleverancier met eigen belangen in zo’n traject, maar een neutrale partij. Uit ons netwerk kwam toen IT-Councelor bovendrijven. De eerste ervaringen met projectmanagers Karin Buzing en Peter Overmeer gaven ons het vertrouwen om met hen in zee te gaan. 

De Oplossing

Het startpunt was een grondige scan van onze complete administratieve situatie. De uitkomst hiervan was helder: er is een nieuw financieel softwarepakket nodig, met meer mogelijkheden, en er is behoefte aan een CRM- en HRM-systeem. Daarnaast konden koppelingen met bestaande systemen beter worden ingericht om informatie uit verschillende systemen te benutten. Het was duidelijk: IT moest écht op het netvlies van Alkmaar Sport komen. Er viel nog veel te winnen door de juiste inzet van IT 

In de vervolgstap, de aanbesteding, leverde IT-Councelor een objectief overzicht van de pakketten die bij onze behoeften zouden passen, plus de tools om partijen met elkaar te vergelijken. Daarnaast legden ze de contacten met leveranciers. Het keuzeproces verliep hierdoor soepel en vlot.
Bij het inrichten van de gekozen software en het koppelen van nieuwe en oude systemen zorgt IT-Councelor voor een goede vertaling van onze behoeften richting de leverancier. We merken dat ze vaker met dit bijltje hebben gehakt. Om ervoor te zorgen dat medewerkers die nieuwe ITmiddelen gaan benutten, hebben Karin en Peter een helder communicatieplan ontwikkeld met workshops voor de medewerkers. 

Het Resultaat

De grote winst voor ons in dit hele verhaal zit in het structureren van de workflow. We hebben nu de kans om zaken aan de voorkant goed in te richten, waardoor straks aan de achterkant veel minder hersteld hoeft te worden. We dwingen ons daarmee meer planmatig en minder ad hoc te werken. Ook weten we zeker dat ons personeel de HRM-component enorm gaat waarderen. Men kan zelf eenvoudiger dingen nazien, aanvragen en corrigeren. Alle medewerkers kunnen altijd en overal inloggen op een persoonlijk webportaal, zelfs via een app. 
 

De professionaliteit en objectiviteit van  IT-Councelor zijn voor Alkmaar Sport van begin tot eind van grote waarde geweest. Zij hebben op een begrijpelijke manier inzichtelijk gemaakt hoe groot het gat tussen ambitie en realiteit eigenlijk was in het benutten van IT. De overbrugging hiervan geeft ons verbeterkansen voor de toekomst. Dankzij IT-Councelor, en in het bijzonder Karin Buzing en Peter Overmeer, is Alkmaar Sport er klaar voor om de komende jaren onze inhoudelijke en commerciële ambities waar te maken. 

Alkmaar Sport over IT-Councelor

“Dankzij IT-Councelor, en in het bijzonder Karin Buzing en Peter Overmeer, is Alkmaar Sport er klaar voor om de komende jaren onze inhoudelijke en commerciële ambities waar te maken” 

“Bij het inrichten van de gekozen software en het koppelen van nieuwe en oude systemen zorgt IT-Councelor voor een goede vertaling van onze behoeften richting de leverancier. We merken dat ze vaker met dit bijltje hebben gehakt.” 

“De professionaliteit en objectiviteit van  IT-Councelor zijn voor Alkmaar Sport van begin tot eind van grote waarde geweest. Zij hebben op een begrijpelijke manier inzichtelijk gemaakt hoe groot het gat tussen ambitie en realiteit eigenlijk was in het benutten van IT