30 APRIL 2020 | RUUD VAN HARTEN

5 Risico’s voor Succes IT-Project

5 Risico’s voor Succes IT-Project

  1. De directie ziet het niet zitten
  2. Gaat al jaren prima zo
  3. De werknemers willen niet
  4. Geen tijd
  5. Te duur

Talloze IT- projecten worden niet tot een goed einde gebracht. Factoren die meespelen en risico’s vormen voor het succesvol afronden van een IT-project worden in deze top 5 genoemd.

Directie ziet het niet zitten

IT is bij grotere organisaties ondergebracht bij de CIO, middelgrote en kleine organisaties kennen deze functie niet. De CFO is dan doorgaans degene met IT in de portefeuille. Traditioneel gezien was IT de dragende kracht van de (financiële) verslaglegging. Tegenwoordig is IT veel meer dan “de cijfers” en in belangrijke mate de dragende kracht van de business. Het hart van de CFO ligt hier vaak niet. Bij gebrek aan affiniteit worden de mogelijkheden niet ver- en onderkend en wordt de organisatie niet meegenomen in verandering/verbetering/innovatie. Visie en strategie m.b.t. IT-beleid en -organisatie lijkt directies niet in het DNA te zitten. “Als alles het maar doet, dan zijn we safe en is er geen reden om een groot project te starten, een paar kleine aanpassingen zijn toch ook afdoende. Bovendien bespaart het kosten”, is de gedachte. Dat is maar de vraag. Een verouderde manier van werken heeft invloed op de productiviteit en wendbaarheid m.b.t. de eisen van de markt.

Gaat al jaren prima zo

Als processen binnen een bedrijf al jaren goed gaan, is dat uiteraard een goede zaak. Als er geen ontwikkeling is, is er stilstand en zoals het gezegde luidt: “Stilstand is achteruitgang.” Als een organisatie blijft dobberen op het succes, is er nauwelijks een prikkel om vooruit te denken, visie en strategie te bepalen. Bovendien bieden behaalde successen in het verleden geen garantie voor de toekomst. Alles binnen de organisatie kan op rolletjes lopen, maar omgevingsfactoren veranderen. De eisen van de markt en overheid gaan meetellen. Heeft de directie daarop geanticipeerd middels visie en strategie? Kan de organisatie dan mee?

Werknemers willen het niet

Dat werknemers een project niet zien zitten, kan een vertragende werking hebben, zelfs struikelblok vormen voor het succesvol afronden van een IT-project. Van bovenaf wordt een project opgestart, de (juiste) richting is bepaald. Nu is het zaak dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Als de noodzaak voor verandering, de richting en het doel niet duidelijk zijn, dan is er weinig vertrouwen vanuit de organisatie. Verandering geeft immers ook onzekerheid. De IT-afdeling zal niet altijd staan te springen om een kijkje in de keuken te geven. Het is al jaren goed gegaan. Als een project uitgevoerd wordt in samenwerking met een externe partij, wekt dat niet meteen vertrouwen.

Behalve de mensen van de IT-afdeling, staan werknemers elders in de organisatie doorgaans niet te juichen. Vrees voor het onbekende of voor overtallig worden kan hiervan de oorzaak zijn. Het is belangrijk om de noodzaak van de verandering, de aanpak én de verwachte voordelen (zoals bijv. gebruikersgemak en tijdswinst) goed te communiceren.

Geen tijd

De tijd die door directies aan IT wordt besteed is in vergelijking met de business gering. Niet dat IT niet belangrijk is, maar het besef dat IT een wezenlijk onderdeel, zelfs een enabler van de business is (!) en dat het aan de directie is om ook daar richting aan te geven, is (nog) geen gemeengoed.
IT-afdeling is doorgaans erg druk met faciliteren en komt niet toe aan innoveren. Men wil dus niks nieuws, omdat er simpelweg geen tijd voor is.

Uit het opleidingsonderzoek van AG Connect onder 1299 respondenten is gebleken dat, hoewel er budget voor is, 38% van de IT-ers niet toekomt aan het volgen van cursussen en trainingen. Dit is een groot verlies. Juist op het vakgebied van snelle ontwikkelingen, wordt geen tijd vrijgemaakt voor up to date blijven van de professional, laat staan dat de hele organisatie kan innoveren.
Niet alleen op de IT-afdeling kent men het gebrek aan tijd. Op de werkvloer speelt dit ook; de huidige werkzaamheden moeten doorgaan (de business moet blijven draaien, patiënten moeten gewoon geholpen worden) en om dan een project te staren is een uitdaging die tijd en inzet vergt. Dit roept weerstand op, zelfs al zal het project in de toekomst gebruikersgemak en (tijds)winst opleveren.

Te duur

Dat IT geld kost valt niet te ontkennen. Het is alleen de vraag of de uitgaven op het gebied van IT onder kosten of investeringen geboekt (moeten) worden. Pas op dat de hand op de knip houden synoniem wordt voor op de rem trappen. Hoe meer geld er tegenaan des te beter is dan weer het andere uiterste dat óók niet de juiste oplossing is.
Om de kosten beheersbaar te houden zorg je voor een goed begin:
Bezint eer ge begint. Bezin je letterlijk op de visie en strategie van de organisatie. Dat maakt de vraag naar de rol die IT daarin moet spelen duidelijk.
Ga de markt verkennen (al dan niet met een onafhankelijk adviseur).
Maak goede afspraken aangaande de omvang, de duur, de kosten én de rapportage m.b.t. het project. Tussentijds rapporteren en hierop acteren zorgt ervoor dat uitgaven beheer(s)d worden.

Meer weten? Schrijf je in voor ons Webinar: IT Master in één Uur of neem vrijblijvend contact met ons op


Ruud van HartenDirecteur regio West en Oost