26 MAART 2020 | MARTEN JAN SCHEFFERS

IT-Strategie ingewikkeld? In 7 stappen klaar!

Grip op de IT en meer rendement uit IT,
wie wil dat nu niet?

In mijn eerste 6 maanden bij IT‑Councelor heb ik diverse organisaties gesproken die dat graag willen. Het zijn stuk voor stuk organisaties die goed zijn in hun vak, uiteenlopend van mode tot zorg en high‑tech productie, en daar ligt hun focus. Het is leuk om te zien met hoeveel passie mensen voor dat vak bij zo’n organisatie werken. Het ene vak heeft meer met IT dan het andere, maar geen enkele organisatie kan meer zonder IT. En dan is het jammer te zien dat veel van deze organisaties worstelen met hun IT en IT-strategie. Een in de ogen van de gebruikers simpele aanpassing duurt lang, systemen zijn traag en of doen eigenlijk niet wat de gebruiker wil. Een relatief klein groepje IT-ers doet zijn best om alles werkend te houden en is vooral druk met het bestaande in de lucht te houden. Daardoor raken de IT-voorzieningen verouderd en voldoen niet meer aan datgene wat er nu nodig is, tijd en aandacht voor vernieuwing ontbreekt vaak. En waar die niet ontbreekt, ontbreekt de gedeelde visie over waarheen.

Daarmee ligt de vraag op tafel hoe de organisatie tot een IT-landschap kan komen dat de organisatie (weer) echt gaat ondersteunen, en waar iedereen dat ook zo ervaart. Het versnipperde landschap moet weer ongevormd worden tot een samenhangend en beheersbaar geheel van applicaties. Er is behoefte aan onderlinge samenwerking, eenduidige rapportage, gegevens één keer opslaan en eenvoudige integratie met onder andere online diensten. Tot zover niets nieuws, maar uit die gesprekken blijkt dat het lastig is om dit daadwerkelijk handen en voeten te geven. Voor de managers die ik spreek, de klanten van IT-Councelor, is dit een taak om erbij te doen. Deze organisaties beschikken niet over grote stafafdelingen met beleidsmedewerkers en IT-consultants zoals de grote organisaties waarmee ik veel gewerkt heb.

Een praktische aanpak: Het IT-Huis

Hoe leuk is het dan om te vertellen over de praktische aanpak die we bij IT-Councelor gebruiken om tot een IT-strategie te komen. Aansprekend is de metafoor van het ontwerpen, bouwen en onderhouden van een huis, het IT-Huis. Dat beeld is voor iedereen heel herkenbaar en begrijpelijk. Zo sprak ik met een manager die noodgedwongen één van de systemen moest aanpassen: het hele huis moet gerenoveerd worden, maar omdat de wc nu lekt zijn we daar begonnen, eigenlijk zonder te weten of dat straks wel past bij de rest van het huis. Vanzelfsprekend moet je actie ondernemen als er ergens een probleem is en langer wachten niet kan. Maar dan is het goed te weten of een tijdelijke (goedkopere) oplossing volstaat of dat je een structurele (duurdere) oplossing kunt maken die past in het uiteindelijke ontwerp.

Samen met de medewerkers komen we tot het ontwerp van het IT-Huis en maken we een stappenplan voor de realisatie. Dat stappenplan ziet er zo uit:

  • Met de Quick Scan maken we een inventarisatie van de huidige IT-situatie
  • In de Strategie bepalen we de doelen die we met de nieuwe IT-omgeving willen realiseren
  • Met het Landschap schetsen we hoe de toekomstige IT-omgeving eruit gaat zien
  • In de Roadmap stellen we prioriteiten en leggen we de planning vast hoe we de veranderingen gaan realiseren
  • Het Ontwerp is de specifieke invulling van de nieuwe IT-omgeving (de details) en de vertaling hiervan in contracten met leveranciers
  • De Realisatie is de transitie naar de nieuwe situatie en beslaat alle implementatieactiviteiten
  • Bij de Overdracht zorgen we ervoor dat de nieuwe situatie goed in beheer wordt genomen.

Verbinding en Duidelijkheid

Voor velen klinkt het maken van een IT-strategie als iets abstracts, en wellicht iets dat niet echt nodig is. Maar nu al is me gebleken dat het snel concreet en herkenbaar wordt als we er mee aan de slag gaan. En dat het opstellen van de IT-strategie in een organisatie verbindend werkt en duidelijkheid geeft over de rol van IT in de organisatie. Welke projecten doen we wel en wanneer, en welke niet? En hoe helpt het ons als organisatie vooruit!

De afgelopen maanden heb ik weer kunnen ervaren wat een plezier het geeft om de gedreven mensen van verschillende organisaties weer in control te brengen en grip te geven op de ontwikkeling van de IT die ondersteunend is aan hun eigen doelstellingen.

Ook behoefte aan grip op IT en meer rendement uit IT?

Meld je nu gratis aan voor de training IT Master in één Dag t.w.v. € 995,– 

Marten Jan ScheffersROI Manager IT-Councelor